Für die Lohnabrechnungsstelle
Benefits richtig verbuchen.
Vom ersten Lauf an.
Welche Lohnart wohin gehört, wie die Abrechnung danach aussieht und woran die Ersteinführung sonst scheitert.
Worum es hier geht
Vorab
Wir sind auf Mitarbeiterprogramme zur Steigerung der Arbeitgeberattraktivität spezialisiert. In den letzten Monaten haben wir gemeinsam mit dem Unternehmen ein Benefit-System aufgebaut: das Konzept, Kommunikationsunterlagen im Design des Unternehmens, Material für Vorstellungsgespräche und Onboarding sowie Broschüren für die bestehende Belegschaft.
Jeder Mitarbeiter hat die Benefits in einem persönlichen Gespräch erklärt bekommen. Die Resonanz war sehr gut. Ein Teil der Belegschaft beteiligt sich zusätzlich mit einer eigenen Entgeltumwandlung an der Betriebsrente. Wenn Mitarbeiter gemeinsam mit ihrem Arbeitgeber in ihre finanzielle Zukunft investieren, ist das ein starkes Zeichen für die Bindung ans Unternehmen.
Damit dieser Start nicht bei der ersten Abrechnung kippt, haben wir diese Seite zusammengestellt. Eine Korrektur im Folgemonat bedeutet für die Mitarbeiter höhere Abzüge, die sie nicht einordnen können. Das verunsichert und kostet einen Teil der Wirkung, die vorher aufgebaut wurde.
Was wir hier leisten und was nicht
Wir sind eine Beratungsgesellschaft mit Zulassung zur Versicherungsvermittlung nach § 34d GewO und führen ausdrücklich keine Steuerberatung und keine Lohnbuchführung durch. Diese Seite ist eine Hilfestellung zur Systematik und zu den Möglichkeiten, keine Anweisung und keine steuerliche oder rechtliche Beratung im Einzelfall.
Die Beurteilung des konkreten Falls liegt bei Ihnen. Wenn Sie zu einer anderen Einschätzung kommen als wir sie hier darstellen, sprechen Sie uns gerne an. Wir lernen bei solchen Rückmeldungen regelmäßig dazu.
Zum Programm
Die Masken orientieren sich an DATEV, weil wir es am häufigsten antreffen. Es sind Nachbauten, je nach Version kann das Layout abweichen. Bei anderen Lohnprogrammen sehen die Eingabefelder anders aus, die Systematik dahinter ist aber dieselbe.
Kurzer Draht
Wenn beim Einrichten etwas unklar ist, rufen Sie uns gerne an, bevor der erste Lauf rausgeht. Über eine Probeabrechnung schauen wir auch gerne gemeinsam drüber.
Telefon 08161 7895010 · E-Mail kontakt@enevo-gmbh.de · Web enevo-gmbh.de
Die Grenzen, um die es geht
Rahmen 2026
Beitragsbemessungsgrenze der allgemeinen Rentenversicherung 2026: 101.400 € im Jahr, bundeseinheitlich. Daraus ergeben sich die beiden Förderrahmen.
entspricht 676 € monatlich
entspricht 338 € monatlich
20 % der Entgeltumwandlung
Der Betrag zwischen 4 % und 8 % bleibt steuerfrei, ist aber sozialversicherungspflichtig. Beide Grenzen sind Jahresbeträge, keine Monatsbeträge.
Wichtig: Der Arbeitgeberzuschuss zählt mit hinein. Jeder umgewandelte Euro erzeugt 1,20 € Beitrag. Daraus ergeben sich die Obergrenzen:
| Grenze | monatlich | Rechnung | max. Umwandlung |
|---|---|---|---|
| beitragsfrei (4 %) | 338,00 € | (338,00 € − 100,00 €) ÷ 1,2 | 198,33 € |
| steuerfrei (8 %) | 676,00 € | (676,00 € − 100,00 €) ÷ 1,2 | 480,00 € |
Wandelt ein Mitarbeiter mehr als 198,33 € um, wird der übersteigende Teil sozialversicherungspflichtig. Steuerfrei bleibt er bis 480,00 €.
Fall ARein arbeitgeberfinanziert
Der Betrieb zahlt den Beitrag vollständig selbst. Es gibt keinen Gehaltsverzicht des Mitarbeiters und damit auch keinen Pflichtzuschuss. Beispiel: 100,00 € monatlich in eine Direktversicherung.
DATEV LODAS
DATEV Lohn und Gehalt
Achtung bei 4701
Die Lohnart 4701 ist keine DATEV-Standardlohnart. Existiert sie im Mandanten, ist sie eine Kopie von 4700. Dann bitte die Steuer- und SV-Schlüsselung prüfen.
Fall BMischfinanziert: Festbetrag plus 20 %
Der Betrieb zahlt je Mitarbeiter einen festen Zuschuss von 100,00 € im Monat. Wer zusätzlich aus dem eigenen Brutto umwandelt, bekommt darauf noch einmal 20 % obendrauf. Im Beispiel wandelt der Mitarbeiter 100,00 € um.
| Bestandteil | Herkunft | Betrag |
|---|---|---|
| Entgeltumwandlung | Gehaltsverzicht des Mitarbeiters | 100,00 € |
| Fester Zuschuss | Arbeitgeber, unabhängig von der Umwandlung | 100,00 € |
| Zuschuss 20 % | Arbeitgeber, 20 % von 100,00 € | 20,00 € |
| Beitrag in den Vertrag | davon 120,00 € Arbeitgeberanteil | 220,00 € |
Zwei Verträge, nicht einer
Arbeitgeberleistung und Gehaltsverzicht gehören in zwei getrennte Verträge. In einem Vertrag zusammengefasst stimmen die Auswertungen nicht.
Der Arbeitgeberanteil wird als ein Betrag erfasst, also die 120,00 €. Fester und prozentualer Teil werden nicht getrennt abgerechnet.
DATEV LODAS
DATEV Lohn und Gehalt
Festbetrag plus 20 %, nicht 15 %
Der kritische Punkt
Der gesetzliche Pflichtzuschuss nach § 1a Abs. 1a BetrAVG beträgt 15 %. Hier zahlt der Betrieb mehr: 100,00 € fest plus 20 % der Umwandlung. Beides steht in der Versorgungsordnung.
Steuer- und sozialversicherungsrechtlich sind Pflichtzuschuss und freiwilliger Anteil gleich. Technisch nicht: Bei aktivierter Pflichtzuschuss-Variante rechnen beide Programme zusätzlich 15 %.
| Vorgehen | Ergebnis | Arbeitgeberanteil |
|---|---|---|
| Nur Pflichtzuschuss-Variante aktiviert | Es fließen 15 % von 100,00 €. Festbetrag und die zusätzlichen 5 % fehlen. Beitragsrückstand beim Versicherer. | 15,00 € |
| Pflichtzuschuss-Variante plus 120,00 € als Arbeitgeberanteil | Beide Zuschüsse addieren sich. Fällt oft erst nach Monaten auf. | 135,00 € |
| 120,00 € als Arbeitgeberanteil, Variante leer | Richtig. Ein Feld, ein Betrag, keine Automatik dazwischen. | 120,00 € |
Regel für diesen Mandanten
Arbeitgeberanteil je Mitarbeiter rechnen und als einen Betrag erfassen. Formel: 100,00 € + 20 % der Entgeltumwandlung. Die Pflichtzuschuss-Automatik bleibt aus, also LODAS 891 beziehungsweise Lohn und Gehalt 5200.
Ändert sich die Umwandlung, ändert sich der Arbeitgeberanteil. Dann beide Verträge anpassen.
Rechenhilfe für die Erfassung
| Entgeltumwandlung | 20 % darauf | Arbeitgeberanteil | Beitrag gesamt | SV-Status |
|---|---|---|---|---|
| 0,00 € | 0,00 € | 100,00 € | 100,00 € | frei |
| 50,00 € | 10,00 € | 110,00 € | 160,00 € | frei |
| 100,00 € | 20,00 € | 120,00 € | 220,00 € | frei |
| 150,00 € | 30,00 € | 130,00 € | 280,00 € | frei |
| 198,33 € | 39,67 € | 139,67 € | 338,00 € | Grenze erreicht |
| 250,00 € | 50,00 € | 150,00 € | 400,00 € | 62,00 € beitragspflichtig |
Ist der gesetzliche Pflichtzuschuss damit abgedeckt?
Ja. Schon der prozentuale Teil liegt mit 20 % über den geforderten 15 %, der Festbetrag kommt obendrauf. In der Versorgungsordnung steht: 100,00 € monatlich zuzüglich 20 % des umgewandelten Entgelts, mindestens jedoch der gesetzliche Pflichtzuschuss.
Wenn die 4-%-Grenze überschritten wird
Der Festbetrag belegt schon 100,00 € der 338,00 €. Die Grenze ist deshalb bei 198,33 € Umwandlung erreicht. Bei 250,00 € Umwandlung liegt der Beitrag bei 400,00 €, die Differenz von 62,00 € ist beitragspflichtig und bleibt steuerfrei.
In LODAS zu prüfen
Für beitragspflichtige Anteile muss die Stammlohnart 892 in der Auswertungssteuerung angelegt sein. Fehlt sie, sind die Beiträge zu niedrig. Betrifft jeden, der mehr als 198,33 € umwandelt.
So sieht es auf der Abrechnung aus
Musterabrechnung
Mischfinanziert, 100,00 € Umwandlung, 120,00 € Arbeitgeberanteil. Bruttogehalt 3.500,00 €, Steuerklasse I, kinderlos, ohne Kirchensteuer.
Bezüge
Gesetzliche Abzüge
Nettoabzüge
Die drei Zeilen, auf die es ankommt
Ohne Betriebsrente
Mit Betriebsrente
Was das bedeutet
Der Mitarbeiter hat 49,75 € weniger auf dem Konto. In seinen Vertrag fließen 220,00 €. Aus einem Euro Netto werden also rund 4,40 € Beitrag.
Der Betrieb spart auf den umgewandelten 100,00 € rund 21,15 € Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und zahlt 120,00 € Zuschuss. Der tatsächliche Mehraufwand liegt damit bei rund 98,85 € für einen Beitrag von 220,00 €.
Wer nicht umwandelt, bekommt trotzdem etwas
Wer nichts umwandelt, erhält trotzdem die 100,00 €, nur ohne die 20 % obendrauf. Abgerechnet wie Fall A, mit einem Vertrag und ohne Gehaltsverzicht.
Checkliste
Vor dem Abrechnungslauf
Lohnarten auf einen Blick
| Programm | Lohnart | Bedeutung |
|---|---|---|
| LODAS | 901 | Arbeitgeberanteil bAV · hier gehört der Arbeitgeberanteil hin |
| LODAS | 891 | AG-Pflichtzuschuss 15 % · in diesem Werk nicht verwenden |
| LODAS | 892 | sozialversicherungspflichtiger Anteil oberhalb 4 % der BBG |
| Lohn und Gehalt | 4700 | Betriebl.AV, AG, lfd, § 3 Nr. 63 EStG · hier gehört der Arbeitgeberanteil hin |
| Lohn und Gehalt | 5200 | bAV AG-Pflichtzuschuss, laufend · in diesem Werk nicht verwenden |
Die betriebliche Krankenversicherung als Sachbezug
Rahmen 2026
Der Betrieb schließt die Versicherung ab und zahlt den Beitrag. Der Mitarbeiter bekommt kein Geld, sondern Versicherungsschutz. Das ist ein Sachbezug nach § 8 Abs. 2 EStG, bis zur Freigrenze steuer- und beitragsfrei.
für alle Sachbezüge zusammen
monatlich je Mitarbeiter
noch Sozialversicherung
Drei Voraussetzungen, ohne die es kippt
1. Der Betrieb ist Versicherungsnehmer. Nur dann liegt Sachlohn vor. Zahlt der Mitarbeiter selbst und bekommt es erstattet, ist es Barlohn und die Freigrenze entfällt.
2. Freigrenze, kein Freibetrag. Alle Sachbezüge eines Monats zählen zusammen. Ein Cent über 50 € macht den gesamten Betrag steuer- und beitragspflichtig.
3. Zusätzlich zum Gehalt. Keine Gehaltsumwandlung. Die Leistung muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Nicht verwechseln
Die betriebliche Krankenversicherung gehört zum Sachbezug, nicht zur Gesundheitsförderung nach § 3 Nr. 34 EStG. Das sind zwei getrennte Töpfe. Die Verbuchung unter Gesundheitsförderung ist der häufigste Fehler bei diesem Baustein.
Unterschiede auf einen Blick
Übersicht
Bleibt der Beitrag zusammen mit allen anderen Sachbezügen unter 50 €, ist der Sachbezug der beste Weg. Darüber bleiben zwei Pauschalierungen. Der Unterschied liegt nicht in der Steuer, sondern in der Sozialversicherung. Der Mitarbeiter zahlt in allen drei Wegen nichts, der Aufwand des Betriebs unterscheidet sich aber um mehr als das Doppelte.
| Unterschiede auf einen Blick | Steuerfreier Sachbezug§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG | Pauschalversteuerung§ 37b EStG | Pauschalversteuerung§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG |
|---|---|---|---|
| Beispiel bKV-Beitrag | 21,90 € | 21,90 € | 21,90 € |
| Zusätzliche Kosten | 0,00 € | 12,70 € | 7,40 € |
| Aufwand des Arbeitgebers | 21,90 € | 34,60 € | 29,30 € |
| Zusammensetzung der Kosten |
Beitrag bKV
|
Beitrag bKV
|
Beitrag bKV
|
| Belastung des Mitarbeiters | 0,00 € | 0,00 € durch die Gehaltsanpassung |
0,00 € |
| Zahlungsweise | monatliche Zahlung möglich | monatliche Zahlung möglich | halbjährliche oder jährliche Zahlung erforderlich |
| Grenze | 50 € im Monat, alle Sachbezüge zusammen | 10.000 € je Mitarbeiter und Jahr | 1.000 € je Mitarbeiter und Jahr |
Damit liegen die Mehrkosten bei 58,0 % für § 37b und 33,8 % für § 40.
Monatswerte je Mitarbeiter, Beispiel Gesundheitsbudget 600 €. Lohnsteuer-Grenzsatz beispielhaft 28,5 %, Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung 21,75 %, Arbeitgeberanteil 21,15 %, Durchschnittssteuersatz bei § 40 mit 20 % angesetzt. Ohne Kirchensteuer.
Was in den Zusatzkosten steckt
Die Beträge zeigen die vollständigen Kosten des Betriebs: Pauschalsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer, bei § 37b zusätzlich der höhere Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und die Gehaltserhöhung, mit der der Betrieb den Arbeitnehmeranteil ausgleicht. Der Mitarbeiter trägt in keinem der drei Wege etwas. Grundlage ist die Gehaltssimulation des Münchener Vereins, Stand Februar 2025.
Der Denkfehler, der Geld kostet
Viele gehen davon aus, dass eine Pauschalversteuerung automatisch auch die Sozialversicherung erledigt. Das stimmt bei § 40, aber nicht bei § 37b.
§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 14 SvEV nimmt nur Zuwendungen nach § 37b Abs. 1 vom Arbeitsentgelt aus, also solche an Mitarbeiter fremder Unternehmen. Für die eigene Belegschaft gilt Abs. 2, der ist nicht erfasst. Der volle Beitrag erhöht das beitragspflichtige Entgelt.
Damit der Mitarbeiter nichts davon spürt, gleicht der Betrieb den Arbeitnehmeranteil über eine Gehaltsanpassung aus. Die ist selbst wieder steuer- und beitragspflichtig. Deshalb kostet § 37b den Betrieb rund 58 % mehr als den reinen Beitrag.
Wann welcher Weg
Fall A · Sachbezug § 8 Abs. 2 EStGSo wird es angelegt
Anders als bei der Betriebsrente gibt es keine Vertragsverwaltung. Sie legen eine eigene Lohnart auf Basis der Stammlohnart an und hinterlegen sie als wiederkehrenden Bezug.
DATEV LODAS
DATEV Lohn und Gehalt
Die 50 € gelten für alles zusammen
Der kritische Punkt
Tankgutschein, Sachbezugskarte, Warengutschein und die bKV teilen sich dieselbe Freigrenze. Das wird leicht übersehen, weil die Sachbezugskarte oft an anderer Stelle im Betrieb verwaltet wird.
| Monat | bKV | Gutschein | Summe | Folge |
|---|---|---|---|---|
| nur bKV | 21,90 € | ohne | 21,90 € | frei |
| bKV plus Gutschein | 21,90 € | 25,00 € | 46,90 € | frei |
| bKV plus Gutschein | 21,90 € | 30,00 € | 51,90 € | alles steuer- und beitragspflichtig |
In der dritten Zeile werden nicht die 1,90 € Überschreitung versteuert, sondern die vollen 51,90 €.
Wenn die Grenze knapp wird
Entweder den Beitrag so wählen, dass die Summe unter 50 € bleibt. Oder pauschal versteuern, dann zählt die bKV nicht mehr in die Freigrenze und der Gutschein bleibt frei.
Was in der Prüfung verlangt wird
Geprüft wird: Ist der Betrieb Versicherungsnehmer, wurde die Freigrenze in jedem Monat je Mitarbeiter eingehalten, kommt die Leistung zusätzlich zum Gehalt. Beitragsrechnung des Versicherers und eine monatliche Aufstellung aller Sachbezüge je Mitarbeiter bereithalten.
So sieht es auf der Abrechnung aus
Musterabrechnung
Beitrag 21,90 € monatlich, keine weiteren Sachbezüge. Bruttogehalt 3.500,00 €, Steuerklasse I, kinderlos, ohne Kirchensteuer.
Bezüge
Gesetzliche Abzüge
Nettoabzüge
Die drei Zeilen, auf die es ankommt
Was eine Gehaltserhöhung mit gleicher Wirkung kosten würde
Damit beim Mitarbeiter 21,90 € netto mehr ankommen, müsste der Betrieb das Bruttogehalt deutlich stärker anheben.
Gehaltserhöhung
bKV als Sachbezug
Was das bedeutet
Rund 44 € Bruttoerhöhung, mit Arbeitgeberanteilen rund 53 € Aufwand, damit dieselben 21,90 € ankommen. Über den Sachbezug kostet es 21,90 €.
Beispielwerte für diesen Gehaltsbereich. Bei niedrigeren Einkommen und oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen fällt der Unterschied kleiner aus.
Fall B · Pauschal 30 % nach § 37b Abs. 2 EStGDer Betrieb übernimmt Steuer und Beiträge
Der Beitrag bleibt Sachbezug, überschreitet aber die Freigrenze. Der Betrieb übernimmt die Lohnsteuer pauschal mit 30 %, dazu Soli und Kirchensteuer. Anders als bei § 40 bleibt der Beitrag beitragspflichtig. Damit der Mitarbeiter trotzdem nichts zahlt, gleicht der Betrieb dessen Anteil über eine Gehaltsanpassung aus.
trägt der Betrieb
Gehaltsanpassung
Warum es die Gehaltsanpassung braucht
Ohne Ausgleich würde dem Mitarbeiter der Arbeitnehmeranteil von rund 21 % vom Netto abgezogen. Bei 21,90 € Beitrag sind das 4,76 € im Monat. Er würde also für eine Leistung zahlen, die er geschenkt bekommen soll. Genau das verhindert die Gehaltsanpassung.
Wie der Ausgleichsbetrag berechnet wird
Die Gehaltsanpassung ist normaler Bruttolohn und selbst wieder steuer- und beitragspflichtig. Sie muss deshalb höher sein als der auszugleichende Betrag.
| Bestandteil | § 37b | § 40 Abs. 1 |
|---|---|---|
| bKV-Beitrag | 21,90 € | 21,90 € |
| Pauschalsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer | 7,40 € | 7,40 € |
| Höherer Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | 1,62 € | 0,00 € |
| Gehaltserhöhung, damit der Mitarbeiter netto nichts verliert | 3,68 € | 0,00 € |
| Aufwand des Arbeitgebers | 34,60 € | 29,30 € |
Anteile aus der Gehaltssimulation des Münchener Vereins, Stand Februar 2025, dort gerechnet mit 3.000 € Bruttogehalt und 35 € Beitrag, hier auf 21,90 € umgelegt. Angestellter, Steuerklasse I, keine Kinder, Bayern, Kirchensteuer 8 % und bei Pauschalierung 7 %, Pauschalsteuersatz 30 % bei § 37b. Die Mehrkosten liegen damit bei 58,0 % für § 37b und 33,8 % für § 40.
Der Betrag ist je Mitarbeiter unterschiedlich
Der Grenzsteuersatz hängt von Steuerklasse, Einkommen und Kirchensteuer ab, oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen fallen Teile der Sozialversicherung weg. Ein einheitlicher Prozentsatz für alle trifft es also nicht.
Entweder den Betrag je Mitarbeiter rechnen und als Festbezug hinterlegen. Oder den Ausgleich als Netto-Bezug erfassen und vom Programm hochrechnen lassen. Der zweite Weg bleibt auch bei Gehaltsänderungen richtig.
Sauber dokumentieren
Die Gehaltsanpassung muss als Leistung des Betriebs erkennbar sein und nicht so aussehen, als finanziere der Mitarbeiter die bKV aus seinem Gehalt. In der Versorgungsordnung festhalten: Der Betrieb trägt Beitrag, Pauschalsteuer und den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung.
Voraussetzungen
- Die bKV ist als Sachbezug gestaltet, der Betrieb ist Versicherungsnehmer und zahlt direkt an den Versicherer.
- Die Leistung wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt.
- Das Wahlrecht wird einheitlich für alle Zuwendungen eines Wirtschaftsjahres ausgeübt, getrennt für Arbeitnehmer und Nichtarbeitnehmer. Wer § 37b für die bKV wählt, wählt ihn auch für die übrigen Sachzuwendungen des Jahres.
- Auf den 50-€-Sachbezug selbst ist § 37b nicht anwendbar. Beides gleichzeitig geht nicht.
DATEV Lohn und Gehalt
DATEV LODAS
Stammlohnarten für die Pauschalierung
Die pauschal versteuerten Sachbezugsvarianten liegen in den Stammlohnarten 843 bis 845 und 870 bis 872. Welche für § 37b und welche für § 40 passt, hängt von der Programmversion ab. Vor dem Einsatz bitte die SV-Schlüsselung im Reiter Steuer / SV prüfen.
So sieht es auf der Abrechnung aus
Pauschalierung nach § 37b, Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung über die Gehaltsanpassung ausgeglichen. Die 50-€-Freigrenze ist in diesem Beispiel bereits durch eine Sachbezugskarte belegt.
Diese Abrechnung folgt der Steuerberechnung eines Versicherers zur Versteuerung der betrieblichen Krankenversicherung: Münchener Verein, Stand Februar 2025. Gerechnet wird dort mit 3.000 € Bruttogehalt und 35 € Beitrag, Steuerklasse I, keine Kinder, Bayern, Kirchensteuer 8 % und bei Pauschalierung 7 %. Die Übersichten der übrigen Kapitel bleiben beim Beispielbeitrag von 21,90 €.
Bezüge
Gesetzliche Abzüge
Nettoabzüge
Was der Betrieb zusätzlich zahlt
Je Mitarbeiter und Monat, bezogen auf den Beitrag von 35,00 €: Pauschalsteuer, Soli und Kirchensteuer 11,82 €, höherer Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung 2,59 €, Gehaltserhöhung 5,88 €. Dazu Kirchensteuer je nach Bundesland. Die Pauschalsteuer läuft über die Lohnsteuer-Anmeldung.
Fall C · Pauschal nach § 40 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 EStGJahresbeitrag, Durchschnittssteuersatz, keine Sozialversicherung
Der Beitrag wird jährlich gezahlt und ist damit ein sonstiger Bezug. Der Betrieb versteuert ihn pauschal mit dem Durchschnittssteuersatz der betroffenen Mitarbeiter. Sozialversicherungsbeiträge fallen nicht an.
Mitarbeiter, zzgl. Soli und KiSt
Voraussetzungen
- Die Beiträge werden jährlich gezahlt, in der Fachliteratur wird auch halbjährlich vertreten. Bei monatlicher Zahlweise liegt kein sonstiger Bezug vor und der Weg ist versperrt.
- Der Versicherungsschutz wird einer größeren Anzahl von Mitarbeitern gewährt. Als Faustregel gelten mindestens 20 Mitarbeiter.
- Die sonstigen Bezüge betragen je Mitarbeiter höchstens 1.000 € im Kalenderjahr.
- Die Zustimmung des Betriebsstättenfinanzamts liegt vor. Das ist eine Ermessensentscheidung und muss beantragt werden.
- Die Pauschalbesteuerung erfolgt tatsächlich mit der Entgeltabrechnung, spätestens bis zum 28. beziehungsweise 29. Februar des Folgejahres.
Woraus sich die Beitragsfreiheit ergibt
Nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SvEV gehören nach § 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG pauschal besteuerte sonstige Bezüge nicht zum Arbeitsentgelt, sofern sie kein einmalig gezahltes Arbeitsentgelt nach § 23a SGB IV sind.
Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung ordnen bKV-Zuwendungen den sonstigen Sachbezügen nach § 23a Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 SGB IV zu. Sie sind damit beitragsfrei. Besprechungsergebnis vom 20./21.11.2013, TOP 6, bestätigt am 20.11.2019, TOP 2.
Die Frist ist scharf
Die Deutsche Rentenversicherung verlangt, dass die Pauschalbesteuerung tatsächlich durchgeführt wird, spätestens bis zum 28. beziehungsweise 29. Februar des Folgejahres. Die bloße Möglichkeit genügt nicht. Das Bundessozialgericht hat den Grundsatz mit Urteil vom 23.04.2024 bestätigt (B 12 BA 3/22 R).
Bei Fristversäumnis oder individueller Versteuerung entfällt die Beitragsfreiheit vollständig. Am besten eine feste Wiedervorlage setzen, nicht erst im Februar.
DATEV Lohn und Gehalt
DATEV LODAS
Erfassung als Einmalbezug
Erfassung unter Personaldaten | Entlohnung | Einmalbezüge, nicht unter Festbezüge. Im Reiter Steuer / SV prüfen, dass die Lohnart als sonstiger Bezug und beitragsfrei geschlüsselt ist.
So sieht es auf der Abrechnung aus
Jahresbeitrag 262,80 €, also zwölf Monatsbeiträge von 21,90 €, gezahlt im Januar, Pauschalierung nach § 40 mit 20 %.
Bezüge
Gesetzliche Abzüge
Nettoabzüge
Der Praxisfall über der Freigrenze
Gegenüberstellung
Derselbe Vergleich mit dem Beitrag von 21,90 € je Mitarbeiter und Monat. Der Sachbezug ist möglich, solange die Freigrenze frei ist. Die Pauschalierungen brauchen Sie, wenn sie durch andere Sachbezüge belegt ist.
| Monatsbetrachtung | Steuerfreier Sachbezug§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG | Pauschalversteuerung§ 37b EStG | Pauschalversteuerung§ 40 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 EStG |
|---|---|---|---|
| Beitrag | 21,90 € | 21,90 € | 21,90 € |
| Pauschalsteuer, Soli, Kirchensteuer | 0,00 € | 7,40 € | 7,40 € |
| Höherer Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung | 0,00 € | 1,62 € | 0,00 € |
| Gehaltserhöhung für den Mitarbeiter | 0,00 € | 3,68 € | 0,00 € |
| Aufwand des Arbeitgebers | 21,90 € | 34,60 € | 29,30 € |
| Aufwand je 1 € Beitrag | 1,00 € | 1,58 € | 1,34 € |
| Belastung des Mitarbeiters | 0,00 € | 0,00 € | 0,00 € |
Monatswerte je Mitarbeiter. Zusätzliche Kosten: 12,70 € bei § 37b, 7,40 € bei § 40. Pauschalsteuer, Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sind darin enthalten. Aufs Jahr gerechnet sind das 262,80 € Beitrag, 415,20 € Aufwand bei § 37b und 351,60 € bei § 40. Das ist für die Grenze von 1.000 € je Mitarbeiter und Jahr bei § 40 wichtig.
§ 37b mit Ausgleich
§ 40 Abs. 1
Empfehlung
Reihenfolge der Prüfung: Sachbezug, dann § 40, dann § 37b. Soll der Mitarbeiter nichts zahlen, kostet § 37b den Betrieb 5,30 € mehr je Mitarbeiter und Monat. Bei 50 Mitarbeitern sind das 265 € im Monat.
§ 37b passt nur, wenn § 40 ausscheidet: unter 20 Mitarbeitern, bei monatlicher Zahlweise oder bei Jahresbeiträgen über 1.000 €. Im letzten Fall lohnt der Blick, ob sich der Beitrag auf 1.000 € begrenzen lässt.
Checkliste
Vor dem Abrechnungslauf
Für alle drei Wege
Fall A · Sachbezug
Fall B · § 37b
Fall C · § 40 Abs. 1
Lohnarten auf einen Blick
| Programm | Lohnart | Bedeutung |
|---|---|---|
| LODAS | 869 | Sachbezug bis 50 €, Basis für Fall A |
| LODAS | 9994 | Standard-Netto-Abzug, ohne Kostenstellenverteilung |
| LODAS | 9001–9799 | freier Netto-Abzug, wenn nach Kostenstellen ausgewertet wird |
| LODAS | 843–845, 870–872 | pauschal versteuerte Varianten für Fall B und Fall C, Zuordnung und SV-Schlüsselung vor dem Einsatz prüfen |
| Lohn und Gehalt | 2480 | Sachbezug ST+SV frei, Basis für Fall A |
| Lohn und Gehalt | 9994 | Folge-Netto-Abzug, in 2480 automatisch hinterlegt |
| Lohn und Gehalt | 2000 | Brutto-Lohnart als Basis für die pauschal versteuerten Wege 2 und 3, mit Folge-Netto-Abzug 9000 ff. |
| Lohn und Gehalt | 2620 | Sonstiger Sachbezug, netto, individuell steuerpflichtig, für die Pauschalierung nicht geeignet |
Noch Fragen offen
Wir gehen es mit Ihnen durch.
Wenn eine Maske anders aussieht als hier gezeigt oder ein Wert nicht aufgeht, rufen Sie uns an. Wir kennen die Einrichtung im jeweiligen Betrieb und klären das in der Regel im Gespräch.